Kinderakte

Kinderakte und Erfassung klassischer Stammdaten

Die Kinderakte ist im Portal unter "Kinderverwaltung > Kinder" zu finden. In der Kinderakte erfassen Sie die klassischen Stammdaten. Einige dieser Angaben können Sie in Dropdown-Menüs unter "Systemeinrichtung" bearbeiten und erweitern. Bei anderen unterstützen wir Sie gerne. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfebereich und in der Anleitung zu "Systemeinrichtung". Ein Beispiel ist der Anmeldestatus, den Sie gemeinsam mit uns erweitern können. Dazu gehören anpassbare "Statusgründe". Diese Kombination ermöglicht es, Gründe für das Verlassen der Einrichtung festzuhalten, etwa durch Schulwechsel oder Umzug der Eltern.

Fotoerlaubnis

Eine "Nein"-Fotoerlaubnis hebt das Kind in der ErzieherInnen-App hervor, wenn versucht wird, es auf einem Foto zu markieren. So wissen die ErzieherInnen sofort, dass keine Erlaubnis vorliegt. Weitere Details dazu im Hilfebereich und in der Anleitung zur "Funktion Fotoerlaubnis im Portal und in der ErzieherInnen-App". Zusätzliche Einverständniserklärungen von Eltern können Sie mit der Funktion "Einwilligungen" einholen. Detaillierte Anleitung dazu unter "Einwilligungen erstellen und Nutzen".

Debitorennummer

Sie können auch eine Debitorennummer auf Kindesebene vergeben. Weitere Informationen finden Sie im Hilfebereich und in der Anleitung zu "Debitorennummern". Ebenfalls können Sie eine externe Referenznummer für Behördenkommunikation hinterlegen, z. B. die Kibig-Nummer in Bayern.

Erstellen von Datensätzen in der Kinderakte

In der Kinderakte können Sie weitere Datensätze erstellen. Klicken Sie auf den grünen Plus-Button. Dies ermöglicht mehrere Einträge zum gleichen Thema, z. B. zwei Gruppenzuweisungen. Unter "Kontakte" weisen Sie bestehende oder neue Kontakte zu. Beachten Sie, dass nach Erstellen eines neuen Kontakts die Zuweisung erfolgen muss. Weitere Informationen dazu in der Anleitung "Kontakte: Kontaktzuordnung". Bei "Betreuungszeiten" weisen Sie dem Kind eine hinterlegte Betreuungszeit zu, die als Vertragsdaten unter "Vertragsdaten" einsehbar ist. Weitere Infos in der Anleitung zu "Vertragsdaten". Unter "Essensplan" ordnen Sie dem Kind ein definiertes Essensabonnement mit Zeitraum zu. Details in der Anleitung zur "Essensverwaltung".

Weitere Punkte in der Kinderakte

Andere Punkte funktionieren ähnlich, wie hier nicht im Detail beschrieben. Alle Aktionen sind auch in den entsprechenden Kategorien möglich. Zum Beispiel Verwalten, Filtern und Kontrollieren von Vertragsdaten über den Menüpunkt "Vertragsdaten". Neue Verträge können ebenfalls dort hinterlegt werden. Um jedoch relevante Punkte in einem Prozess auszuführen, stehen Ihnen die genannten Möglichkeiten auch direkt in der Kinderakte zur Verfügung.