Betreuungsverträge - Abrechnung und ISBJ
Der Datensatz “Betreuungsvertrag” ist die Grundlage für eine Vielzahl von Logiken und Berechnungen in Kidling. Dieser Hilfe-Artikel soll einen Überblick über diese geben und Ihnen helfen besser zu verstehen, welche Auswirkungen die darin enthaltenen Daten im restlichen System haben.
1 - Grundsätzliches
Übersicht über die Felder im Datensatz Betreuungsverträge. Details zu den Feldern finden Sie weiter unten.
Ein Betreuungsvertrag in Kidling ist ein erstellter Datensatz zu einem Kind.
Bezeichnung | Quellen | Erklärung | Auswirkungen im System / Logik |
|---|---|---|---|
ID | System | Von System vergebene ID für diesen Datensatz. Je höher die Zahl desto neuer der Eintrag. |
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Kinder | Kinderübersicht | Das Kind, zu welchem dieser Datensatz erstellt wurde. Der Name des Kindes ist ein Link zur Kinderakte. |
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Betreuungszeiten |
| Die für diesen Datensatz gültige Betreuungszeit (Betreuungsart). |
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Betreuungsbeginn |
| Markiert den Beginn der ausgewählten Betreuungszeit (Betreuungsart).
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Betreuungsende |
| Markiert das Ende der ausgewählten Betreuungszeit (Betreuungsart). |
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Vertragsnummer |
| Selbstgewählte Vertragsnummer ISBJ: ISBJ Vertragsnummer Hinweis: Nachdem Sie “Daten aus ISBJ übernehmen” durchgeführt haben, wird die in ISBJ hinterlegte Vertragsnummer automatisch eingetragen oder überschrieben. |
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Kostenbeteiligung der Eltern |
| Sie haben die Möglichkeit eine Kostenbeteiligung der Eltern an dieser Betreuungszeit hier festzuhalten. | Keine |
Abschluss |
| Vertragsabschlussdatum ISBJ: Abschlussdatum des Vertrags |
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Vertrag Beginn |
| Beginn des Vertrags Kidling bietet Ihnen die Möglichkeit zwischen dem Zeitraum in dem eine bestimmte Betreuungszeit gewählt wurde und dem gesamtzeitraum des Vertrages zu unterscheiden (siehe Beispiele weiter unten). |
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Vertrag Ende |
| Ende des Vertrags Kidling bietet Ihnen die Möglichkeit zwischen dem Zeitraum in dem eine bestimmte Betreuungszeit gewählt wurde und dem gesamtzeitraum des Vertrages zu unterscheiden (siehe Beispiele weiter unten). |
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Einrichtung |
| Die Einrichtung für welche der Betreuungsvertrag gilt (in welcher der Vertrag erstellt wurde). | Statistiken auf Träger- und Einrichtungsebene |
Vertragsunterzeichner:in |
| Hier kann die Person, welche ihren Betreuungsvertrag unterzeichnet hat, hinterlegt werden | Keine |
2 - Anmeldestatus (Kinderakte)
Zwischen dem Anmeldestatus eines Kindes und dem vorliegen eines aktuellen Betreuungsvertrages gibt es keinen direkten Zusammenhang. Kinder mit dem Anmeldestatus “Aktiv” können einen abgelaufenen, noch nicht begonnenen oder gar keinen Betreuungsvertrag in Kidling haben.
Gleichzeitig kann ein noch laufender Vertrag für ein Kind mit dem Anmeldestatus “Abgemeldet”, “Voranmeldung” und “Warteliste” vorliegen.
Exkurs Anmeldestatus:
Sie sehen in der unten aufgeführten Tabelle eine Übersicht über die Logik des Anmeldestatus.
Anmeldestatus | Erklärung | Auswirkung / Logik |
|---|---|---|
Der Anmeldestatus hat keine Auswirkungen auf andere Bereiche (z.B. Abrechnung (Monatsabschluss), Belegungsübersicht etc.), außer die hier aufgeführten. | ||
Aktiv | Typischerweise ein aktuell betreutes Kind |
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Warteliste | Ein Kind das sich auf der Warteliste befindet |
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Voranmeldung | Ein Kind das für eine zukünftige Betreuung vorgemerkt ist |
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3 - Abrechnung / Monatsabschluss
→ Monatsabschluss durchführen
Wenn Sie den Monatsabschluss durchführen, legen Sie fest für welchen Zeitraum Sie dies tun möchten.
Dafür wählen Sie “Betreuungsbeginn” und “Betreuungsende”.
Dieser Zeitraum wird mit “Betreuungsbeginn” und “Betreuungsende” aus dem Betreuungsvertrag verglichen.
Liegt mindestens ein Tag des Zeitraums “Betreuungsbeginn” <->“Betreuungsende” aus dem Betreuungsvertrag im gewählten Zeitraum, wird das dazugehörige Kind berücksichtigt.
Der Vertragszeitraum hat keinerlei Auswirkungen.
Ebenso können unter den Betreuungsgebühren, die Abrechnungsregeln für die Zuschläge (Bildung u. Teilhabe etc). und zusätzliche Leistungen (Gebühren für Sonderöffnungszeiten) hinterlegt werden.
Auch hier wird dann beim Monatsabschluss der Betreuungsbeginn und Betreuungsende ausgewählt. Hier muss auch mind. 1 Tag, in dem der Zuschlag bzw. zusätzliche Leistung gültig ist, im ausgewählten Zeitraum liegen.
Kurzum gesagt:
Der Betreuungsbeginn und das Betreuungsende berücksichtigen, je nach Hinterlegung und Definierung der Abrechnungsregel, den Zeitraum von Betreuungszeiten, Zuschlägen und zusätzlichen Leistungen bei den Kindern.
Endet also bspw. ein Zuschlag am 31.03.2024 und man wählt einen Zeitraum vom 01.04.-30.04.2024 aus, wird das Kind für diese Abrechnungsregel nicht angezeigt.
4 - Beispiel: Betreuungsverträge im Verlauf des Kita-/Krippenbesuchs
Besucht ein Kind eine Ihrer Einrichtungen für eine längere Zeit, kann es häufig vorkommen, dass sich die Betreuungszeit (Betreuungsart) ein oder mehrmals ändert.
Wie dies abgebildet werden kann sehen Sie unten als Beispiel.
In unserem Beispiel hat das Kind Mila zwei Datensätze “Betreuungsvertrag”
Wie wir sehen ist der (Gesamt-) Vertragszeitraum 01.09.2020 bis 31.07.2024 - Mila wird also insgesamt ca. 4 Jahre in der Einrichtung verbracht haben
Vom 01.09.2020 bis 31.07.2022 wurde Mila mit der Betreuungszeit (Betreuungsart) “Wunderland Ganztags” betreut
Vom 01.08.2022 bis 31.07.2024 wurde Mila mit der Betreuungszeit (Betreuungsart) “Wunderland Teilzeit” betreut
Da Vertragsnummern von Träger zu Träger und Bundesland sehr unterschiedlich gehandhabt werden, kann hier nur ein Beispiel gegeben werden - in diesem Fall weist eine geänderte Vertragsnummer auf eine Änderung in der Betreuungszeit hin
→ Der Vertragszeitraum kann aber auch weggelassen werden
→ Trotzdem ergibt sich durch die Kombination der zwei Betreuungszeiträume eine implizierte Gesamtbetreuung von ca. 4 Jahren
→ Auch wenn kein Vertragsbeginn und Vertragsende angegeben wäre, würde Mila für den gesamten implizierten Vertragszeitraum (Kombination der beiden Betreuungszeiträume) in der Abrechnung berücksichtigt werden - jeweils mit der entsprechenden Betreuungszeit (Betreuungsart)
Exkurs Berlin:
Hier ein paar Szenarien, wenn Daten aus der ISBJ Schnittstelle übertragen bzw. überschrieben werden.
Wenn Sie “Daten aus ISBJ übernehmen”, wird folgendes geprüft:
Betreuungsverträge:
Wenn in Kidling kein Betreuungsvertrag vorliegt, wird automatisch vom System ein Betreuungsvertrag erstellt und die Daten aus ISBJ hier übernommen
Wenn Sie bereits einen Betreuungsvertrag angelegt haben, dann prüft das System die hinterlegten Daten in Kidling mit den Daten aus ISBJ. Wenn Sie bereits eine andere Vertragsnummer als die in ISBJ hinterlegt haben, wird ein neuer Betreuungsvertrag erstellt. Wenn Sie einen Betreuungsvertrag ohne Vertragsnummer angelegt haben, dann werden die fehlenden Daten aus ISBJ übernommen und ergänzt bzw. überschrieben.
Wenn Sie einen Betreuungsvertrag erstellt haben mit der Vertragsnummer aus ISBJ, dann werden die aktuellen Daten aus ISBJ übernommen und hinterlegt.
Bitte beachten Sie, wenn zwei identische Betreuungsverträge mit den gleichen Daten bei einem Kind in Kidling hinterlegt sind, wird das System die Daten aus ISBJ nicht überschreiben. Der Grund dafür ist, dass das System nicht weiß, bei welchem Vertrag er die Daten überschreiben soll. Sollte das also bei Ihnen der Fall sein, bitte um Prüfung und Bereinigung der Dublette.
Zuschläge:
Auch hier werden die Zuschläge aus der ISBJ Schnittstelle gezogen. Wenn noch kein Zuschlag hinterlegt wurde, wird hier ein neuer Eintrag erstellt.
Ist schon eine Zuschlagsart erstellt, wird das mit ISBJ abgeglichen und überschrieben.
Gutscheine:
Sofern Sie für die Kinder noch keine Gutscheine hinterlegt haben, wird auch hier ein neuer Eintrag erstellt, sobald Sie die Daten aus ISBJ übernehmen.
Wichtig: Bevor Sie mit der Schnittstelle arbeiten, klicken Sie auf “Synchronisieren”. Dies führt dazu, dass die aktuellsten Daten von ISBJ übertragen werden.
Die ISBJ-Schnittstelle soll eine Hilfestellung sein, um Ihre Daten mit den in ISBJ hinterlegten Daten abzugleichen und ggf. anzugleichen “Daten aus ISBJ übernehmen”.